Tylko 5 slajdów

Obserwuję w tym roku nowy trend polegający na maksymalnym ograniczeniu liczby slajdów na wewnętrznych prezentacjach. Nie więcej niż dziesięć, wystarczy siedem, maksimum pięć.

To dobrze czy źle? I o co chodzi?

Liczba pokazywanych slajdów rzadko wiąże się z jakością lub skutecznością wystąpienia. Jest praktycznie bez różnicy czy przez kwadrans pokażesz 15 slajdów czy tylko jeden. Nie ma uniwersalnego algorytmu przeliczającego czas prezentacji na liczbę slajdów.

Na 8-godzinnym szkoleniu medialnym wykorzystuję 40 slajdów. To dużo czy mało? Dla mnie w sam raz. Uczestnicy też są zadowoleni :)

Selekcja informacji

Każdy kto Cię prosi o ograniczenie liczby slajdów (szef, klient lub współpracownik) sugeruje dokładną selekcję przekazywanych informacji.

Treść nie jest wprost proporcjonalna do liczby slajdów. To nie jest tak jak w artykule prasowym – im więcej słów, tym więcej treści.

Nic nie stoi na przeszkodzie, żeby treść godzinnej prezentacji zmieścić na 5 slajdach. I tak się właśnie teraz często robi.

Ryzykowne zmiany tuż przed prezentacją

Prezentacje i wystąpienia publiczne najczęściej kojarzą się ze stresem i presją podejmowania szybkich decyzji. Organizator konferencji w ostatniej chwili mówi Ci, że na sali jest więcej ludzi – lub mniej – niż planowano. Co robić?

Gospodarz imprezy informuje, że musisz skrócić wystąpienie o połowę, bo poprzedni prelegenci mówili za długo. Zgadzasz się czy nie?

Po wejściu na scenę widzisz pod sobą dwa dorodne fikusy postawione tam w ostatniej chwili dla ozdoby. Czy i jak wykorzystasz te roślinne rekwizyty?

I jeszcze tysiąc innych wątpliwości, które przychodzą do głowy już w czasie prezentacji. Czy nie mówisz za szybko? Czy publiczność dobrze Cię słyszy? Może warto teraz zadać kilka pytań, żeby nawiązać lepszy kontakt ze słuchaczami?

Za chwilę opowiesz dowcip. Ten sam, który opowiadałeś już tysiąc razy. Zawsze z sukcesem. Co? Tym razem nikt się nie śmiał? Jak z tego wybrnąć?

Subtelne impulsy w wystąpieniach publicznych

Wyobraź sobie, że na rachunku za telefon komórkowy zauważyłeś niewinne zdanie: "Większość klientów płaci rachunki za nasze usługi w terminie. Bardzo to doceniamy."

Firma nie informuje co będzie jeśli się spóźnisz z płatnością i nie straszy komornikiem. Mówi tylko jak postępuje większość klientów. Czujesz lekką presję, prawda?

Czy możesz wykorzystać takie subtelne impulsy, podpowiedzi i zachęty do zwiększenia skuteczności swoich wystąpień na scenie i w telewizji?

Myślę, że tak.

Po pierwsze, zastanów się jak chcesz być postrzegany przez swoich klientów. Prawdopodobnie powiesz "mądry" i "doświadczony". Proponuję dodać jeszcze "zaangażowany", gdyż ludzie wolą kupować od ludzi, którzy działają z przekonaniem.

Na slajdach nie możesz pokazać swojej wiedzy, doświadczenia i zaangażowania. Jak o tym powiesz publiczności – i kiedy?

Kiedy? Im wcześniej, tym lepiej. Jak? Wykorzystaj siłę przekazu niewerbalnego.

Najłatwiejsze z najtrudniejszych wystąpień publicznych

Jeśli jesteś typowy, prawdopodobnie nie tylko nie przepadasz za wystąpieniami publicznymi, ale także nie lubisz zabierać głosu w mniej oficjalnych sytuacjach, na przykład kiedy nie znasz ludzi, do których masz mówić.

Na branżowych konferencjach, firmowych przyjęciach, dużych koncertach z udziałem wielu gości czasem nie wiadomo do kogo się odezwać, szczególnie kiedy nie jesteś w towarzystwie przyjaciół. Najgorzej kiedy jesteś sam i widzisz resztę gości w znakomitych humorach.

Najłatwiejszą z najtrudniejszych sytuacji kiedy można z kimś porozmawiać jest – moim zdaniem – prywatne przyjęcie na nie więcej niż 30 osób. Łatwiej się w takiej grupie odnaleźć, nawiązać nową znajomość i rozpocząć rozmowę.

Oto 7 powodów dlaczego warto pójść na taką imprezę:

1. Przyjęcie jest w prywatnym domu i wszyscy czują się swobodnie (nawet jeśli to nie jest ich dom).

2. Ponieważ na imprezie są w większości przyjaciele, znajomi i znajomi znajomych wszyscy się mniej więcej znają i wiedzą co ich interesuje – ludzie są wobec siebie mili.

3. Na przyjęciu nie ma przypadkowych osób – są tylko zaproszeni goście. Każdy czuje się tak samo ważny.

Dlaczego prelegent musi mieć mikrofon

"Nie potrzebuję mikrofonu. Mam mocny i donośny głos. Wszyscy mnie usłyszą."

Zarozumiali i próżni prelegenci nie lubią używać mikrofonu w czasie prezentacji, bo tak im wygodnie. Mogę to zrozumieć. Chodzi jednak o to, że mikrofon potrzebny jest nie im, ale publiczności.

Słuchacze oczekują, że mówca będzie używał mikrofonu, bo chcą go dobrze słyszeć przez cały czas z każdego miejsca.

Wielu prelegentów odrzucając propozycję korzystania z mikrofonu chce się zaprezentować publiczności jako silne osobowości. Dają w ten sposób do zrozumienia, że są lepsi od tych, którzy występowali przed nimi i będą mówili po nich (z mikrofonem). To może irytować.

Trzeba także pamiętać, że niektórzy ludzie niedosłyszą. Rezygnacja z mikrofonu pokazuje brak szacunku dla osób mających kłopoty ze słuchem.

Są pytania? Proszę bardzo...

Pytania. Nie ma udanej prezentacji bez ciekawych pytań na koniec. Nie ma rewelacyjnej prezentacji bez mądrych odpowiedzi na ciekawe pytania.

Oto w formacie pytań i odpowiedzi 10 praktycznych wskazówek jak poradzić sobie z tym punktem wystąpienia.

1. Dlaczego pytania i odpowiedzi są ważnym elementem prezentacji?

Pytania zwiększają interaktywność wystąpienia. Dzięki pytaniom możesz lepiej dopasować treść prezentacji do potrzeb i zainteresowań publiczności. Każde pytanie możesz także wykorzystać do wzmocnienia swoich argumentów i głównego przesłania.

2. Jak przygotować się do sesji pytań i odpowiedzi?

Zacznij od zrobienia listy pytań jakie prawdopodobnie zada publiczność. Ale to nie wszystko. Dzięki dobrej analizie potrzeb publiczności możesz również przewidzieć pytania niezwiązane bezpośrednio z tematem wystąpienia. Dlatego na Twojej liście powinny znaleźć się wszystkie możliwe pytania, w tym te najtrudniejsze. Następnie napisz odpowiedzi i przećwicz je na głos przed kamerą.

3. Jak odpowiadać na pytania?

Po pierwsze, wysłuchaj pytania do końca. O co chodzi? Czy jest jakieś podwójne dno lub ukryty motyw? Najtrudniejsze pytania zadają osoby, które się z Tobą zgadzają, ale potrzebują bardziej precyzyjnej odpowiedzi lub dodatkowych informacji.

Szkolenie medialne czy szkolenie z prezentacji?

"Chcemy porozmawiać o szkoleniu medialnym dla naszego prezesa" – powiedział rzecznik prasowy dużej firmy komputerowej. Po kilku minutach dowiedziałem się, że chodzi o poprawienie slajdów do prezentacji i przygotowanie do ważnego wystąpienia publicznego – nie o wywiad dla mediów.

Czy to ważne?

Dla mnie tak. Chcę wiedzieć dokąd zmierzamy: w prawo czy w lewo?

Wiele osób (szczególnie w Warszawie) traktuje szkolenie medialne i szkolenie z prezentacji lub wystąpienia publicznego jako ten sam rodzaj szkolenia – w obydwu przypadkach chodzi przecież o "mówienie do ludzi".

Przygotowanie do wystąpienia publicznego lub prezentacji różni się od treningu przed wywiadem dla mediów. I to bardzo.

7 największych błędów mowy ciała w czasie prezentacji

Z moich wieloletnich obserwacji prezentacji i wystąpień publicznych wynika, że publiczność ocenia prelegenta w pierwszej kolejności nie za to, co mówi, ale za język ciała.

Postawa, mimika, gestykulacja i artykulacja mówcy decydują o tym jak ludzie odniosą się do tego, co powie.

Oto lista 7 błędów najczęściej popełnianych przez niedoświadczonych prelegentów:

1. Krzyżowanie rąk na piersiach.

Krzyżując ręce na piersiach wysyłasz publiczności subtelny sygnał (i tak to jest odbierane), że nie czujesz się swobodnie. Zamknięta pozycja ciała sugeruje obawę przed bliższym kontaktem ze słuchaczami. Ludzie czują, że się ich boisz – nawet kiedy jesteś dobrze przygotowany.

Doświadczony i skuteczny prelegent ułatwia komunikację – skraca dystans i zachęca do kontaktu, na przykład do zadawania pytań. Stoi wyprostowany, ma lekko podniesioną brodę, ściągnięte łopatki i otwarte dłonie.

Boli! Negatywna ocena po szkoleniu

Nikt nie lubi ostrej krytyki. Ja też.

Każdy kto często prowadzi szkolenia z prezentacji i wystąpień publicznych musi jednak liczyć się z tym, że nie każde się spodoba i czasem trzeba stawić czoła negatywnej opinii.

Oto krytyczna ocena mojego szkolenia dla pracowników firmy produkującej turbiny cieplne.

"Beznadziejne szkolenie. Nie polecam go tym, którzy chcą się nauczyć jak prowadzić prezentacje. Trener mi się nie podobał. Mówił za dużo i nudno. Dla mnie to stracony czas.

RW"

Moja reakcja?

Jeśli mówiłem nudno, to na pewno też za dużo. Każdy kto mówi nudno mówi jednocześnie za dużo. To logiczne. Trudno nie zgodzić się z moim recenzentem.

Piszesz swoje prezentacje w taksówkach?

"Większość swoich prezentacji piszę w pociągu, samolocie lub taksówce w drodze na konferencję. Mam tyle innych spraw na głowie, że nie mam czasu, żeby nad tym usiąść w spokoju." – powiedział mi klient na szkoleniu medialnym. Rozmawialiśmy o tym dlaczego robi prezentacje i czego od nich oczekuje.

Zbyt często robimy prezentacje, bo po prostu ktoś o to poprosił lub sami uznajemy, że tego wymaga sytuacja. "Zrób prezentację o tym. Zrób o tamtym. I jeszcze o tym." Albo: "Konferencja? Najlepiej zrobię prezentację."

Jeszcze jeden rutynowy służbowy obowiązek – rzadko okazja do przekazania ciekawych informacji, nauczenia czegoś praktycznego lub zachęcenia do zmiany opinii czy działania.

Myślę, że można (i należy) to zmienić.

Wielu prelegentów przygotowując prezentację źle wybiera priorytety. Mnóstwo czasu poświęcają na zebranie informacji na temat, który i tak bardzo dobrze znają. Zapominają, że celem wystąpienia nie jest przekazanie całej wiedzy, ale selekcja informacji, które najbardziej zaciekawią publiczność.

Słuchacze nie chcą wiedzieć wszystkiego – interesuje ich tylko to, co jest im potrzebne w życiu i/lub w pracy. Oferują swój czas i uwagę. W zamian oczekują wartościowej nagrody, czyli pożytecznych informacji.

Nie bądź niewolnikiem cudzej zapowiedzi

To było ponad 10 lat temu. Moje pierwsze wystąpienie publiczne dla dużej grupy. Na widowni blisko 200 osób. Zgodziłem się, żeby zapowiedź przygotował organizator konferencji.

Konferansjer wykorzystał informacje z biogramu na mojej stronie WWW. Miłe słowa, ale to był tekst pisany dla oka, nie dla ucha.

Potem duża dawka ogólnych informacji o temacie wystąpienia. Wszystkie dane z tego samego źródła, czyli mojej strony WWW. Miło, ale publiczność nie wiedziała dokładnie o czym będę mówił.

Ta cenna lekcja nauczyła mnie tego, co powtarzamy na wszystkich naszych szkoleniach z prezentacji i wystąpień publicznych: Sam napisz zapowiedź Twojego wystąpienia.

Wiele dobrych wystąpień dużo straciło na początku z powodu nudnego przedstawienia prelegenta. Dobra zapowiedź buduje pozytywne napięcie, określa oczekiwania i zachęca do słuchania. Zła zapowiedź? "No i co ja mam z tym zrobić?"

3 pytania, które zmniejszą stres przed prezentacją

Nie znam osoby, która nie czuje lekkiego zdenerwowania przed prezentacją. Nie ma się czego wstydzić. Trema to bardzo naturalne uczucie.

Odrobina zdrowej adrenaliny mobilizuje – zwiększa koncentrację i dodaje energii. To dobrze.

Z drugiej strony, nadmierny stres wywołany najczęściej brakiem podstawowego przygotowania może całkowicie sparaliżować prelegenta.

Oto trzy pytania, które warto sobie zadać przed każdą prezentacją:

1. Dlaczego to robię?

Ponieważ ktoś Cię o to poprosił? Niedobrze.

Ponieważ szef Ci kazał? Też niedobrze.

Nawet jeżeli to prawda, poszukaj czegoś co da Ci autentyczną motywację. Czy dzięki tej prezentacji zdobędziesz nowych klientów? Zachęcisz ludzi do działania? Przyśpieszysz swój awans? Nauczysz się pokonywać strach przed wystąpieniami publicznymi?

Wyznacz sobie osobisty cel i ustal sposób pomiaru sukcesu. Czy będziesz zadowolony z pięciu nowych klientów po wystąpieniu dla dwustu osób? Otrzymasz ofertę pracy dla konkurencji? Co konkretnie ludzie mają zrobić po Twoim wystąpieniu?

Jak ankieta pomaga ocenić jakość prezentacji

Na koniec moich prezentacji – zaraz po podsumowaniu najważniejszych punktów – uczestnicy otrzymują ankiety z pytaniami do oceny wystąpienia.

Czego się dowiedzieli? Czego się nie dowiedzieli? Czy informacje były przekazywane we właściwym tempie? Czy było dużo czasu na pytania? Co im się najbardziej przyda w pracy? Czego by się chcieli nauczyć w przyszłości?

Dla prelegenta i organizatora wystąpienia najważniejsza jest jakość odpowiedzi. Nie chodzi o laurki, ale o szczere odpowiedzi.

Dobrze skonstruowana ankieta nie tylko zwiększa satysfakcję z prezentacji (publiczności i prelegenta), ale pomaga też poprawić jakość kolejnych wystąpień i jest źródłem ciekawych pomysłów.

Z ankietami są dwa główne problemy. Po pierwsze, ponieważ są wypełniane na koniec prezentacji uczestnicy często wpisują tylko zdawkowe komentarze, szybko oddają i wychodzą z sali. Po drugie, jakość tych ankiet często pozostawia wiele do życzenia. Jak rozwiązać te problemy i zyskać w oczach publiczności?

Prezentacje na golasa

Na szkoleniach z prezentacji i wystąpień publicznych trenerzy czasem radzą zdenerwowanym uczestnikom, żeby przed wyjściem na scenę wyobrazili sobie swoją publiczność bez ubrań. W ostateczności tylko w bieliźnie.

Szkoleniowcy przekonują, że to skuteczny sposób na obniżenie stresu, bo nadzy słuchacze nie mogą być groźni :-)

Moim zdaniem to nie jest dobra rada.

Dlaczego? Bo trudno po takim "zabiegu" traktować publiczność poważnie.

Ludzie są bardzo wrażliwi na język ciała mimo że nie potrafią precyzyjnie opisać co on przekazuje. To jest komunikacja na emocjonalnym poziomie – intelekt w mowie ciała nie jest najważniejszy.

Jeżeli nie szanujesz słuchaczy, jak możesz ich przekonać? Jak byś się poczuł gdybyś pomyślał – tylko przez chwilę – że widzą Cię w samych slipkach?

Publiczność rzadko rzuca pomidorami

Stoisz na podium w ogromnej sali. Nie ma wolnych miejsc. Wszyscy patrzą na Ciebie. Serce bije jak młotem. Na skroniach pierwsze krople potu. Ledwo łapiesz oddech.

Za chwilę rozpoczynasz ważne wystąpienie, ale nie możesz przestać myśleć o ucieczce. Drzwi niedaleko, lekko uchylone. Może zdążysz zanim na czole wyląduje pierwszy pomidor...

Spokojnie, bez paniki! To typowe objawy tremy. Irracjonalny strach, z którym możesz sobie poradzić.

Prelegent jako lider grupy

Żeby zrozumieć mechanizm tremy, wybierz się na wycieczkę do zoo. Idź do klatki z małpami. Szybko zauważysz kto jest przywódcą stada.

Samiec alfa jest zwykle większy i bardziej zdecydowany. Siedzi wyżej od reszty zwierząt. Patrzy pewnie przed siebie. Atakuje małpy, które próbują go zdominować. Nie pozwoli bez walki odebrać sobie władzy.

Inna metoda pisania wystąpień publicznych

Klienci często pytają mnie czy piszę wystąpienia publiczne.

Odpowiadam, że trudno to chyba nazwać pisaniem.

Oto typowy scenariusz.

Umawiam się z klientem, który za kilka dni ma ważne wystąpienie publiczne. Tekst był napisany kilka tygodni wcześniej przez zawodowego autora. Potem kilka razy poprawiany.

Wystąpienie otrzymuję dzień przed szkoleniem. Nie czytam go. Klient pyta mnie na powitanie co myślę o przesłanym tekście. "Wolałbym zobaczyć jak pan je wygłasza" – odpowiadam.

Szkolenie rozpoczynamy od nagrania wystąpienia na video. Po wspólnym obejrzeniu nagrania klient pytania mnie o zdanie. "Zaraz powiem, ale najpierw chcę usłyszeć co pan myśli o swoim występie" – mówię.

21 noworocznych postanowień ambitnego prelegenta

1. Nie będę zaczynał prezentacji od opowiedzenia dowcipu. W ogóle nie będę opowiadał "dowcipów".

2. Nie będę pił kawy przed wystąpieniem. Kawa wysusza gardło i zwiększa pragnienie.

3. Nie będę pił alkoholu, żeby "dodać sobie odwagi".

4. Jeżeli będę zdenerwowany, to przynajmniej pokażę publiczności, że nie jestem zdenerwowany.

5. Każde wystąpienie przećwiczę co najmniej raz przed kamerą. Jeśli nie będę miał kamery, nagram próbę na dyktafonie.

6. Nie będę uczył się tekstu całego wystąpienia na pamięć. Zapamiętam tylko najważniejsze punkty, przykłady i anegdoty.

7. Nie będę odczytywał tekstu ze slajdów verbatim, bo to obraża inteligencję publiczności. Każdy potrafi czytać.