Jak poprawić prezentację z piekła rodem

Jeśli pracujesz dla dużej korporacji, wcześniej czy później, a może nawet już jutro, ktoś poprosi Cię o przedstawienie prezentacji w PowerPoincie. Nie możesz zmienić w gotowym materiale ani przecinka, bo osoba, która prosi Cię o zastępstwo jest Twoim... szefem.

Czujesz, że diabeł się cieszy.

Prezentacja slajdów wygląda okrrropnie! Każdy slajd przeładowany – linia po linii – danymi i liczbami, wypunktowane hasła rozrzucone po całej powierzchni, skomplikowane wykresy wciśnięte czwórkami na kilku slajdach. Krótko mówiąc, prezentacja z piekła rodem.

Co możesz z tym zrobić?

To może być jedna z tych sytuacji kiedy od tego jak będzie oceniona prezentacja może zleżeć Twoja przyszłość w firmie. Zdajesz sobie z tego sprawę, prawda? Sprawa nie jest beznadziejna, bo wciąż możesz coś zrobić, żeby poprawić ten okropny materiał.

Każdy – nie tylko złotousty orator – mając do dyspozycji nieudaną prezentację może przedstawić publiczności wystąpienie zaskakujące jakością nawet jego samego.

Okropne slajdy tworzą okropne prezentacje

Wiele osób, które tworzą dla swoich szefów prezentacje PowerPointa zachowuje się jakby brali udział w konkursie zatytułowanym "Pokaż ile nonsensownych rzeczy potrafisz wrzucić do jednego slajdu zanim ludzie wyrzucą Cię z sali". Co ciekawe, nikt ich nie wyrzuca.

Zbyt wielu autorów pisze konwencjonalne i nudne wystąpienia naszpikowane faktami i liczbami – gotowy tekst kopiuje bezpośrednio do okna slajdu. Potem, żeby dodać slajdowi "profesjonalnego i nowoczesnego" wyglądu, umieszcza na początku każdego zdania ikonę punktu. (To na pewno zrobi na widzach niezapomniane wrażenie!)

Inna wersja okropnego slajdu. Mnóstwo słów wciśniętych w kwadraty połączone fikuśnymi strzałkami – litery tak małe, że ludzie muszą wyciągać szyje do przodu, żeby cokolwiek przeczytać. Znakomita metoda utrudniania ucinania sobie w czasie prezentacji drzemki.

Niektóre slajdy PowerPointa są tak odpychające, że głowa boli od samego patrzenia.

Proś o KONKRETNE działanie

Uwaga: szczere wyznanie! Przez lata skręcało mnie z zazdrości kiedy koledzy opowiadali ile umów na szkolenia z prezentacji i wystąpień publicznych podpisali dzięki rekomendacjom znajomych.

Ja nie otrzymywałem takich kontraktów. Dlaczego?

Klienci wyglądali na zadowolonych – chwalili mnie, niektórzy mówili, że jestem najlepszy. W komentarzach po szkoleniach gęsto było od komplementów. Klienci pisali jak odmieniłem ich podejście do prezentacji i wystąpień publicznych. Wiarygodnym probierzem skuteczności mojej pracy było to, że zamawiali kolejne szkolenia.

Firma się rozwijała, ale wszystko opierało się na dosyć hermetycznej grupie klientów wywodzących się z prenumeratorów biuletynu Pressence Newsletter.

"Czy znasz kogoś kto potrzebuje szkolenia medialnego lub warsztatów prezentacji i wystąpień publicznych?" – pytałem.

Nic. Zero. Coś nie działało.

Prezentacje i wystąpienia publiczne – Sprawdź czy nie potrzebujesz szkolenia

Jeden z klientów napisał do mnie po lekturze artykułu o związku doskonalenia umiejętności prezentacji i wystąpień publicznych z sukcesem zawodowym i osobistym.

Oto fragment:

"Wszystko co piszesz to prawda, ale problem polega na tym, że zbyt wielu ludzi uważa siebie za ZNAKOMITYCH mówców i dlatego – ich zdaniem – nie potrzebują szkolenia. Jak przekonać ich, że zły styl, forma i treść wystąpień utrudnia karierę zawodową i kontakty w życiu prywatnym? Jak to zrobić?"

Jeżeli uważasz, że nie potrzebujesz szkolenia tylko dlatego, że masz na koncie setki prezentacji i wystąpień publicznych, zapoznaj się z krótkim testem, który pokaże jakim jesteś mówcą.

1. Poproś kolegę z pracy o krótką rozmowę kilka dni po prezentacji. Zapytaj co pamięta? Czy przypomina sobie najważniejsze przesłanie tego wystąpienia? Czy zrozumiał i zapamiętał je dokładnie? Czy wie czego od niego oczekujesz – co i kiedy ma zrobić?

Dialog kontra monolog w prezentacji

Kiedy przedstawiasz prezentację, właściwie wygłaszasz monolog. Ale im więcej umieścisz w niej elementów dialogu, tym lepiej dla Ciebie i słuchaczy.

Nikt nie przepada za tyradami trwającymi dłużej niż 5 minut – każdy jest zainteresowany ciekawą rozmową, nawet jeśli ma trwać kilka godzin.

W teatrach większą popularnością od aktorskich monologów cieszą się przedstawienia z wieloosobową obsadą. O wiele trudniej jest zaciekawić widownię kiedy na scenie występuje tylko jeden aktor.

Właśnie dlatego zachęcam prelegentów do wprowadzania pytań do publiczności w czasie ich wystąpień. Tak, to może wprowadzić trochę zamieszania, może zburzyć tempo, może wybić mówcę z rytmu, ale plusów jest więcej niż minusów.

Prezentacja to tylko część procesu komunikacji

Jestem wielkim miłośnikiem słowa mówionego. Wiem, że jedno znakomite przemówienie może zmienić całe życie – prywatne i zawodowe. Ale wystąpienie publiczne jest tylko jednym elementem całego procesu komunikacji (bez wątpienia, w wielu przypadkach najważniejszym).

Mocna, przekonująca i zapadająca w pamięć prezentacja jest fantastycznym sposobem zwrócenia na siebie uwagi, skłonienia do skupienia się na temacie i kluczowym przesłaniu. Jednak profesjonalni mówcy wiedzą, że kluczem do pełnego sukcesu jest to, co wydarzy się po wystąpieniu.

Zdaję sobie sprawę, że nie wystarczy, żeby ktoś wysłuchał z uwagą mojego wystąpienia jak udzielać mediom wywiadów lub przygotować dobre przemówienie. Prezentacje są punktem startowym – znakomitym początkiem, ale tylko początkiem.

Jak podtrzymuję kontakt? Oferuję zainteresowanym e-book o prezentacjach i wystąpieniach publicznych. Po prezentacji każdy słuchacz otrzymuje ulotkę ze streszczeniem najważniejszych informacji.

Mów – nie rozmawiaj o mówieniu

Przesiadywanie w nocnym klubie przy barze i opowiadanie o tenisie nie podnosi umiejętności żadnego zawodnika. Wszyscy, którym udało się choć raz trafić rakietą w nadlatującą piłkę doskonale to wiedzą.

Jest jednak jakiś dziwny powód, który wielu osobom pozwala myśleć, że kiedy siedząc przy barze opowiedzą barmanowi o tym, co zamierzają powiedzieć w prezentacji, jakość ich wystąpienia zasadniczo się poprawi.

Zabawne! I jeśli dzieje się to w nocnym barze, nawet trochę niesportowe :-)

Przychodzi moment kiedy każdy pomysł trzeba przelać na papier, ubrać w słowa i obrazy – najlepiej nie później niż tydzień przed prezentacją. Ale nawet kiedy masz tylko trzy godziny do występu, musisz znaleźć chwilę na przećwiczenie tego, co powiesz – to znaczy, że musisz wstać i powiedzieć wszystko na głos.

Śmierć satyryka, czyli 4 cele dobrego mówcy

Lubisz opowiadać dowcipy i rozśmieszać ludzi? I dlatego uważasz, że jesteś znakomitym mówcą?

Bardzo się mylisz.

W każdym wystąpieniu publicznym i wywiadzie dla mediów mówca musi sobie wyznaczyć i zrealizować cztery cele:

1. Ludzie muszą ZROZUMIEĆ treść wystąpienia.

Powiesz, że to oczywiste. Tak, większość mówców dba, żeby ich słowa były dobrze odebrane i zrozumiane – tylko czasami zdarzają się osoby, które nadużywają branżowego żargonu, mówią niewyraźnie lub bez przekonania.

2. Publiczność musi ZAPAMIĘTAĆ Twoje słowa.

To już trudniejsze zadanie. Ile razy byłeś na konferencjach, na których jeden prelegent występował po drugim, każdy otrzymywał gromkie oklaski, ale na koniec nie potrafiłeś skojarzyć żadnego mówcy z konkretnym przekazem? Jest ogromna różnica pomiędzy mówieniem w sposób zrozumiały i mówieniem tak, żeby być zrozumianym i zapamiętanym.

3. Słuchacze muszą ZROBIĆ to, o co ich poprosisz.

Jeśli jesteś nauczycielem akademickim lub satyrykiem, celem Twojego wystąpienia jest przekazanie wiedzy lub rozbawienie widowni – nikt nie odczekuje, że zachęcisz ludzi do działania, na przykład podpisania umowy, bardziej wydajnej pracy lub podniesienia kwalifikacji.

Jak wybrać i wzmocnić kluczowe przesłanie prezentacji?

Nie wiesz jak wybrać i wzmocnić kluczowe przesłanie prezentacji?

Zapytaj. To najprostszy sposób.

Nie musisz pytać wszystkich, którzy przyjdą na prezentację. Przed opracowaniem ostatecznego planu wystąpienia zadzwoń do kilku osób z pytaniem czego oczekują i co je najbardziej interesuje.

Powiedzmy, że ta metoda nie zawsze działa, bo na przykład przygotowujesz prezentację dla dwóch znanych inwestorów, których z trudnością udało się namówić na spotkanie. Nie możesz teraz pytać ich przed pół godziny co ich najbardziej interesuje. W takiej sytuacji poszukaj kogoś ze zbliżonym doświadczeniem i podobnymi zainteresowaniami, kto pomoże Ci wyobrazić sobie oczekiwania inwestorów.

Przed przystąpieniem do tworzenia tekstu prezentacji, najtrudniej jest "przekopać" się przez setki sprawozdań, raporty w Internecie, pisemne analizy kolegów. Jeszcze trudniej jest wyłuskać z ogromu informacji kilka kluczowych przesłań, które naprawdę zainteresują słuchaczy.