Jak poprawić prezentacje pracowników

"Dlaczego wszyscy w mojej firmie, oprócz mnie, robią takie fatalne prezentacje?"

To pytanie zadawane przez szefów i właścicieli firm wraca do mnie jak bumerang.

Moja odpowiedź?

"To pana/pani wina!"

Oto dlaczego tak się dzieje. Wielu szefów zastrasza (onieśmiela?) swoich podwładnych. Dlatego pracownicy tworzą prezentacje przeładowane liczbami, faktami i skomplikowanymi wykresami.

Autor takiej prezentacji przede wszystkim nie chce być oskarżony o "niewystarczające i powierzchowne" przygotowanie się do wystąpienia. Chcąc umieścić jak najwięcej danych, usuwa z prezentacji wszystkie przykłady, anegdoty i opowieści – coś co sprawia, że naprawdę chce się jej słuchać.

Jak zachowuje się szef? Znudzony jak mops pogania mówcę: "Szybciej, szybciej, do rzeczy, proszę, do rzeczy...

Jak zachowuje się pracownik? W jego głowie kołacze się jedna myśl: "Będę mówił szybciej i dzięki temu przekażę jeszcze więcej danych i liczb. Przykłady nieważnie i nie ma na nie czasu. Może innym razem. Liczą się tylko fakty i liczby. Krótko i na temat. Bez dyskusji!"

To oczywiście najgorsza myśl jaka może zagościć w głowie pracownika. Tak postępują tylko przeciętni mówcy – szefowie nigdy nie będą zadowoleni z ich prezentacji. Jak zatem należy się zachować?

Jeśli naprawdę zależy Ci na poprawie prezentacji pracowników, oto co zalecam:

1. Przerywaj ich wystąpienia słowami: "Czy mogę prosić o przykład?" To nauczy, że każda teza musi być poparta przykładem.

2. Przerywaj pracownikom pytaniem: "Czy mogę prosić o przykłady konkretnych rozmów z kolegami i koleżankami z pracy lub klientami na ten temat? Kim są te osoby? Co powiedziały?" To z kolei zmobilizuje pracowników do wyszukiwania prawdziwych historii z ich zawodowych doświadczeń.

3. Żądaj od pracownika wcześniejszego wysłania tekstu wystąpienia i zapoznaj się z nim przed prezentacją. Kiedy zauważysz, że mówi o rzeczach opisanych w pisemnym raporcie, przerwij i powiedz: "Znam treść raportu. Proszę o przedstawienie wagi poszczególnych danych. Co jest naprawdę ważne? Jakie są rekomendacje?"

Taka praktyka zachęci pracowników do pisemnej korespondencji przed prezentacją i po jej zakończeniu – i co najważniejsze ośmieli do skupienia się w wystąpieniu na kluczowych kwestiach.

Konkluzja

Jeżeli szukasz winnego tego, że pracownicy nie radzą sobie z prezentacjami, spójrz w lustro. Z kogo mają brać przykład jeśli nie z Ciebie?