Droga do złego i dobrego wystąpienia publicznego

Wyobraź sobie, że wieczorem wysłałeś dziecko – ucznia gimnazjum – z książkami do biblioteki. Ale chłopak spotkał po drodze kolegów i razem wybrali się na prywatkę – po drodze ktoś rzucił hasło, żeby kupić narkotyki. Diler nie miał kokainy, więc chłopcy zadowolili się marihuaną.

W najgorszym scenariuszu chłopak wypija w towarzystwie kolegów dwanaście puszek piwa i ulega poważnemu wypadkowi samochodowemu w drodze powrotnej do domu.

Myślisz prawdopodobnie, że to nigdy nie mogłoby się wydarzyć, bo masz wspaniałego syna i nigdy nie wysłałbyś go o zmierzchu z książkami do biblioteki. Więc po co ta dramatyczna opowieść?

Chodzi mi o to, że kiedy podejmujesz błędną decyzję i wybierasz zły cel, bez względu na inne okoliczności, zawsze wpadniesz w większe lub mniejsze tarapaty.

Zły kierunek

Właśnie coś takiego obserwuję prawie codziennie w korporacyjnych działach public relations. Ktoś przygotowuje wystąpienie pisząc tekst prezentacji w programie PowerPointa. Właśnie w tej chwili ta osoba podejmuje decyzję równie szkodliwą jak kupno przez nastolatka działki kokainy.

Tak jak w przypadku tego ucznia, bez względu na to, co się jeszcze wydarzy – prezentacja nie może się udać. Można tylko spekulować jak fatalnie się skończy...

Oto dlaczego tak się dzieje (i nie stoi za tym moja niechęć do PowerPointa – lubię ten program kiedy jest używany "z głową"):

1. Rozpoczynając pracę nad wystąpieniem od PowerPointa koncentrujesz się na tym programie, a nie na tym, co mówca naprawdę zamierza powiedzieć.

2. Myśląc w kategoriach tekstu i liczb, widzisz w PowerPoincie tylko tekst i liczby.

3. Ponieważ chcesz umieścić na slajdach jak najwięcej tekstu i danych statystycznych, brakuje Ci miejsca na ciekawe historie, przykłady i ilustracje.

4. Ze względu na ograniczony czas wystąpienia, PowerPoint nie jest traktowany jako pomoc mówcy w prezentacji, ale jako CAŁA prezentacja – to kardynalny błąd wielu wystąpień!

Gdyby tamtego wieczora uczeń gimnazjum skupił się wyłącznie na dostarczeniu książek do biblioteki, nie wydarzyłoby się nic zaskakującego. Podobnie, gdyby mówca skoncentrował się wyłącznie na prawdziwym celu prezentacji, tzn. dobrym wystąpieniu zamiast na slajdach PowerPointa, również nie byłoby żadnych komplikacji.

Dobry kierunek

Przystępując do pracy nad wystąpieniem należy kierować się następującymi zasadami:

1. Przygotuj listę najważniejszym przekazów, myśli, idei, które powinny znaleźć się wystąpieniu.

2. Wybierz pięć najważniejszych, najciekawszych i najbardziej aktualnych punktów.

3. Zastanów się nad jednym przykładem do każdego punktu.

4. Przypomnij sobie historię związaną z prawdziwą osobą i rozmową nawiązującą do każdego przekazu.

5. Przygotuj garść kluczowych faktów dla każdego punktu.

6. Dopiero w tym momencie – nigdy wcześniej – zastanów się nad ilustracją każdego punktu; jeden element graficzny na slajdzie do każdego punktu.

7. Napisz krótki plan całego wystąpienia z głównymi tezami, kluczowymi hasłami do każdej historii i opisem każdego slajdu.

8. Przygotuj materiały do rozdania uczestnikom prezentacji PO jej zakończeniu. Oprócz podstawowych tez wystąpienia, możesz na nich umieścić punkty, które nie znalazły się w pierwszej piątce kluczowych przekazów.

Jaka jest Twoja metoda przygotowania wystąpienia publicznego? Czym różni się od mojej propozycji? Napisz o tym w komentarzu.