Sesja pytań i odpowiedzi

Nie wszyscy prelegenci lubią sesję pytań i odpowiedzi pod koniec prezentacji lub wystąpienia publicznego. Niechętnie odpowiadają na szczegółowe pytania lub te, które – jak sądzą – interesują jedynie pytającego.

Sesję pytań i odpowiedzi należy traktować tak samo poważnie jak inne części wystąpienia (wprowadzenie, rozwinięcie, zakończenie), gdyż pozwala wykazać się praktyczną wiedzą i daje ogromne możliwości powtórzenia głównych myśli w oryginalny sposób.

Oto cztery metody jak błyszczeć także pod koniec prezentacji:

1. Czy mają Państwo jakieś pytania?

Ile razy zakończyłeś prezentację przed czasem, ale publiczność zaskoczona tempem wystąpienia nie miała ochoty o nic pytać? Być może wyczerpałeś temat. Może zasiałeś tyle wątpliwości, że słuchacze nie wiedzieli o co pytać w pierwszej kolejności. Może nikt nie chciał pytać pierwszy. Co robić?

Sam zadaj sobie głośno pytanie. Możesz je wykorzystać do powtórzenia i utrwalenia głównych tez swego wystąpienia. Możesz rozwinąć niektóre myśli. Możesz podać więcej przykładów.

2. Dyskusja, nie konfrontacja.

Wyjdź z założenia, że ludzie zadają pytania, bo kierowani ciekawością naprawdę chcą się czegoś dowiedzieć i nauczyć. Przyjmij tryb "dyskusyjny" (partner-partner), a nie "konfrontacyjny" (mędrzec-głupek).

3. Uważaj na pułapki.

Sesja pytań i odpowiedzi jest najbardziej ryzykowną częścią każdej prezentacji, gdyż mówca ma najmniejszą kontrolę nad tym, co się dzieje.

Oto pułapki, na które trzeba uważać:

   a. Negatywne określenia. Po usłyszeniu pytania z sali należy je głośno powtórzyć. Dzięki temu wszyscy je dobrze usłyszą, a Ty sprawdzasz czy dobrze je zrozumiałeś i zyskujesz czas na przemyślenie odpowiedzi. Ale unikaj powtarzania zawartych w pytaniu negatywnych wyrażeń lub pejoratywnych słów. Sparafrazuj pytanie używając słów pozytywnych lub neutralnych. Odnoś się w odpowiedzi do treści pytania, a nie do osoby je zadającej.

   b. Wymuszona alternatywa. Odpowiedzi nie muszą się wykluczać lub żadna z przedstawionych opcji nie musi być prawdziwa.

   c. Hipotetyczne pytania. Powiedz pytającemu, "Zamiast spekulować wolę się skupić na tym, co wiem na pewno."

   d. Niejasne pytania. Kiedy nie rozumiesz pytania, poproś o wyjaśnienie lub zadanie go innymi słowami.

4. Kontroluj odpowiedź.

Rozpocznij odpowiedź od spojrzenia dokładnie w kierunku autora pytania i następnie skieruj wzrok na salę. Kiedy występujesz przed dużą publicznością, po zakończeniu odpowiedzi nie wracaj już wzrokiem do pytającego, tylko przejdź do kolejnego pytania.

Jeśli trafisz na osobę zadającą dodatkowe pytania, powiedz spokojnie: "Cieszę się, że panią/pana tak interesuje ten temat. Jeśli pani/pan pozwoli, chciałbym dać możliwość zadania pytania także innym osobom. Z przyjemnością wrócę do tej kwestii po prezentacji."

Na koniec sesji pytań i odpowiedzi warto zostawić sobie chwilę na własne podsumowanie lub wezwanie do konkretnego działania. Lepiej kiedy publiczność wychodzi z sali mając w głowie Twoje ostatnie słowa niż treść ostatniego pytania.