W moim ulubionym śnie przychodzę na prezentację, która kończy się w wyznaczonym czasie albo jeszcze lepiej – przed czasem! Piękny sen, który w końcu się ziścił.
Z podziwem graniczącym z niedowierzaniem obserwowałem prezentację znakomicie prowadzoną przez szefa małej firmy komputerowej. Nawet w ostatnich minutach widziałem na twarzach publiczności zaciekawienie i zaangażowanie – ludzie nie szykowali się do wyjścia, ale do kolejki, żeby zadać kilka pytań na osobności.
Prelegent przygotował też na koniec niespodziankę. Jaką? Skończył wystąpienie przed czasem!
Porada: Nie przedłużaj czasu prezentacji, bo wszyscy za to płacą.
Skoro o pieniądzach mowa... Nie pamiętam, żeby organizator konferencji podszedł do mnie po przedłużonej prezentacji (tak, przyznaję, że coś takiego miało miejsce) i zaoferował dodatkowe honorarium za dłuższe wystąpienie.
Z drugiej strony, zastanawiam się czy słuchacze nie powinni domagać się od organizatorów zapłaty za ponadplanowe wykorzystanie ich cennego czasu.
Co by się na przykład stało gdyby mówca obowiązkowo płacił organizatorowi spotkania, konferencji lub sympozjum za każdą minutę ponad wyznaczony czas. Absurdalna propozycja? A co by się stało gdyby pracodawca odejmował pracownikom z pensji pieniężny ekwiwalent czasu za ponadplanowe minuty ich prezentacji?
Idźmy w marzeniach dalej... Co powiesz na prawo do premii za wystąpienie zakończone przed czasem?
Premia... Rozmarzyłem się trochę, prawda? Więcej pieniędzy za krótsze wystąpienie... Może więcej prezentacji (i zebrań) udałoby się zakończyć w przewidzianym czasie?
Mierzenie czasu prezentacji
Profesjonalnego mówcę poznać po tym, że wszystko co najważniejsze zawsze przekazuje w wyznaczonym czasie.
Oto dwa proste sposoby zmierzenia czasu prezentacji. Pierwszy sposób (preferowany przeze mnie) polega na przećwiczeniu całej prezentacji z zegarkiem w dłoni. Powtórzę: z zegarkiem w dłoni w czasie rzeczywistym.
Zbyt często słyszę: "Ale ja nie mam tyle czasu na próby!" Te same osoby potem grubo przekraczają czas swego wystąpienia. Litości!
Porada: Zmierz czas prezentacji na próbach w realnym czasie.
Kiedy mówca przeciąga czas wystąpienia, to znak, że od początku nie wiedział jak długo będzie mówić. Co więcej, nie zaplanował czasu na pytania z sali i indywidualne rozmowy.
Moje ulubione pytanie do klientów przygotowujących prezentacje: "Ile potrwa prezentacja?" Odpowiedź: "W programie zarezerwowano dla mnie 30 minut." Co wtedy myślę? No to nie wiesz ile to potrwa.
Porada: Ćwicz prezentacje partiami – każda po 5 minut.
W idealnym świecie każdy mówca ćwiczyłby wszystko dokładnie przed każdym występem. Nadal twierdzisz, że nie masz czasu?
Oto druga metoda. Przećwicz pięciominutowe bloki wystąpienia. Pięć minut i przerwa, pięć minut i przerwa... Każdy punkt pięć minut.
Prezentacja podzielona na pięciominutowe bloki będzie bardziej zwarta, logiczna i zrozumiała.
Test Pierwszych 5 Minut
Jak dobrze przygotowałeś pierwsze minuty prezentacji?
Proponuję krótki test. Przećwicz pierwsze pięć minut. Następnie wyrzuć z tekstu prezentacji wszystko, co powiedziałeś. Zdziwiony? Kiedy obserwuję cudze prezentacje widzę, że w pięciu minutach wprowadzenia nie dzieje się nic godnego uwagi.
Ćwicząc z klientami wystąpienia przed kamerą nagrywam pierwsze pięć minut. Kiedy razem to analizujemy, są zszokowani jako mało powiedzieli w tym czasie. Dlatego zamiast pięciu minut "rozgrzewki" wybieramy 30-sekundowe otwarcie, którego celem jest wywarcie mocnego wrażenia i zachęcenie do aktywnego słuchania.
Jeżeli nie wierzysz w moje słowa, nagraj pierwsze pięć minut swojej próbnej prezentacji i potem spokojnie tego posłuchaj. Lepiej zrób to bez świadków niż przed prawdziwą publicznością.
Konkluzja
Prezentacja zakończona punktualnie daje słuchaczom poczucie dobrze spędzonego czasu.
Jaka jest wartość czasu jaki zajmie Twoja następna prezentacja? Ile czasu planujesz zainwestować w jej przygotowanie? Napisz o tym w komentarzu.
Brak komentarzy:
Prześlij komentarz