Świeże spojrzenie na prezentację

Jedną z lepszych metod przygotowania się do wywiadu lub wystąpienia publicznego jest poproszenie kogoś z zewnątrz o wysłuchanie i ocenę nie całego wystąpienia lub prezentacji, ale wybranego fragmentu.

W czasie pracy nad wystąpieniem wszystkie osoby (mówca, jego asystenci i trener medialny) wyrabiają sobie pogląd na to, co dobre i co złe w opracowywanym materiale. I dobrze. Bez tego sprawialibyśmy wrażenie osób, które nie wiedzą o co nam chodzi i do czego zmierzamy.

Na przykład, często spotykam się z klientami, których prezentacje przeładowane są faktami, liczbami, datami, tabelami i wykresami. Na moich szkoleniach pokazuję przykłady, że takie prezentacje są nieefektywne i uczę jak je poprawić (czytaj: skrócić i uprościć). Czasem udaje się przekonać klienta, czasem nie.

Jest jednak ktoś, na kim mogę polegać jak na Zawiszy: praktykant, recepcjonistka, sekretarka lub inna osoba z personelu. Chodzi o znalezienie kogoś kto jest mniej więcej zorientowany w temacie wystąpienia, ale nie zna wszystkich szczegółów – typowe dla praktyków PR, prawda? :-)

Obiektywna krytyka

Zewnętrzni trenerzy medialni czasem są postrzegani jako osoby zbyt krytyczne wobec PowerPointa (Dlaczego tyle tekstu? Po co te liczby w tabelkach? Czy to zdjęcie musi być takie duże?). Kiedy oglądam z klientem na video fragmenty jego nudnej prezentacji, wiem, że nie wierzy w głębi serca w moje krytyczne słowa. W jego umyśle zadomowił się wygodny argument: "Ale moi słuchacze są inni. Oni naprawdę dużo wiedzą na ten temat i chcą poznać wiele konkretnych szczegółów."

To jest moment kiedy na scenie powinna pojawić się osoba z firmy klienta z ogólną wiedzą na temat prezentacji. Zapraszam ją do wysłuchania fragmentu wystąpienia. Nie daję żadnych wskazówek czy instrukcji. Nie proszę o robienie notatek i nie zapowiadam krótkiego testu po prezentacji. Innymi słowy, chcę, żeby wysłuchała prezentację tak jak odbiorą ją typowi słuchacze.

Na koniec zadaję dwa testowe pytania:

   1. Czy może pan/pani podać wszystkie szczegóły ze wszystkich obejrzanych slajdów?

   2. Co pan/pani zapamiętał/a z tego wystąpienia?

Zazwyczaj zaproszona osoba nie pamięta treści żadnego slajdu. Po drugim pytaniu przypomina sobie dwa lub trzy zdania. Potem dziękuję za pomoc i proszę o opuszczenie pokoju.

Teraz zwracam się do uczestnika szkolenia z pytaniem: "Z 10 slajdów żaden nie został zapamiętany. Z 20 zdań w pamięci zostało kilka. O taki efekt chodziło?"

Teoria prezentacji w praktyce

Nie każdy zgadza się z moją teorią komunikacji, bo nie pasuje na przykład, do: 1. tematu prezentacji, 2. branży, 3. grupy słuchaczy, ale nie można lekceważyć oceny osoby, która pracuje w tej samej firmie. Świeże empiryczne doświadczenie trudno podważyć.

Po takim ćwiczeniu klient inaczej słucha moich słów o skutecznych wystąpieniach. Tym razem zawężamy treść prezentacji do pięciu kluczowych przekazów, przygotowujemy przykłady i historie dla każdego punktu i wybieramy optymalny obraz na slajdzie. Teraz jesteśmy gotowi do drugiej próby.

Zapraszam do pokoju osobę, która obejrzała pierwszą wersję wystąpienia i dodatkowo innego pracownika. Na koniec powtarzam dwa testowe pytania.

Bez pudła, wyniki są odmienne. Para słuchaczy bez problemów przywołuje pięć głównych przekazów, przykłady, historie i obrazy.

Teraz uczestnika szkolenia czeka konfrontacja z dylematem typowym dla każdego autora wystąpienia: "Chcesz zasypać słuchaczy 20 przekazami, z których nic nie zapamiętają? A może wolisz wybrać 5 najważniejszych myśli, które z łatwością zapamiętają?"

Szczera i niezależna opinia postronnej i życzliwej osoby pomoże znaleźć właściwą odpowiedź.