Jak przygotować się do prezentacji

Gratuluję! Właśnie otrzymałeś zaproszenie na prezentację firmy u nowego klienta lub w stowarzyszeniu branżowym.

Zaproszenie to tylko początek. Teraz czas na energiczne i staranne przygotowanie się do wystąpienia.

Podstawy przygotowania

Przygotowanie to klucz do sukcesu. Zanim przystąpisz to robienia wstępnego planu prezentacji i kreślenia pierwszych notatek musisz ustalić kilka podstawowych faktów:

1. Nazwa organizacji, przed którą wystąpisz
2. Osoba do kontaktu
3. Adres
4. Telefon
5. Faks
6. Adres e-mail
7. Witryna WWW
8. Data prezentacji
9. Miasto
10. Konkretna lokalizacja

Dysponując adresem witryny WWW w Internecie możesz zdobyć mnóstwo bezcennych informacji. Dowiesz się jakimi problemami żyje organizacja, czym się zajmuje i kim są najważniejsze osoby.

Teraz czas na temat. Zapraszający zdecydowanie pragnie poznać Twój punkt widzenia. Tylko dlatego Ciebie zaprasza. Jakie szczegóły są najważniejsze dla Twoich słuchaczy? Dowiedz się tego pytając o:

1. Ogólny temat prezentacji
2. Długość prezentacji
3. Czy przewiduje się czas na pytania i odpowiedzi?
4. Czy będziesz głównym/jedynym mówcą czy gościem szerszego panelu?
5. Jeśli będziesz gościem panelu, kim będą pozostali mówcy? Czy możesz zapoznać się z ich profilami zawodowymi/życiorysami?

Świat kręci się wokół ludzi

Teraz najważniejszy element prezentacji - publiczność. To przecież dla nich jest Twoja prezentacja i stąd Twoje zaproszenie. Im więcej wiesz o swoich słuchaczach, tym łatwiej będzie Ci dotrzeć do ich serc i rozumów. Zapytaj zatem o:

1. Profil audytorium (biznes? administracja rządowa? non-profit?)
2. Znajomość tematu, na który będziesz mówić
3. Spodziewana liczba uczestników
4. Plan spotkania
5. Lista gości

W zależności od okoliczności do tej listy możesz dodać także inne pytania. Na przykład:

1. Czy Twoje wystąpienie będzie otwarte dla mediów?
2. Czy organizator planuje nagłośnić imprezę przez przedstawienie mediom najważniejszych punktów Twojej prezentacji?
3. Czy możesz przekazać tekst Twojego wystąpienia słuchaczom?
4. Czy organizator może wykonać kopie materiałów, które zamierzasz rozdać uczestnikom czy musisz sam o to zadbać?
5. Jak należy się ubrać?

Oto co jeszcze warto zrobić:

1. Przekaż organizatorowi biogram i zdjęcie. Potrzebuje tego do promocji i przedstawienia Ciebie publiczności.
2. Powiedz organizatorowi jakiego sprzętu audiowizualnego potrzebujesz.
3. Przygotuj niezbędne rekwizyty.
4. Przygotuj i przekaż organizatorowi arkusze oceny Twojego wystąpienia.

Godzina ZERO

Nadchodzi dzień Twojego wystąpienia. Wszystko gotowe? NIE. Jedna z podstawowych rzeczy, o których wielu zapomina to przybycie na "miejsce akcji" co najmniej godzinę przed prezentacją.

Sprawdź czy zainstalowano wszystkie urządzenia zgodnie z ustaleniami i Twoimi potrzebami. Nie chcesz chyba przyjść do sali, w której nie ma ekranu ani projektora, choć wcześniej zapewniano Ciebie, że wszystko będzie zapięte na ostatni guzik. Zabrakło flamastrów? Nie ma prądu w gniazdku? Za mało krzeseł? Albo są ustawione nie tak jak zaplanowałeś?

Do dzisiaj pamiętam odtwarzacz video, który nie chciał odtworzyć najważniejszego nagrania. Tak, tego, od którego zależało powodzenie całej prezentacji. Takie rzeczy naprawdę się zdarzają.

Staranne przygotowanie i sprawdzenia realizacji ustaleń przed wystąpieniem pozwoli Ci przedstawić prezentację, która przyniesie zamierzony efekt. Sukces i uznanie. No i oczywiście kolejne zaproszenie!