Ćwiczenie zespołowej prezentacji

Coraz częściej współpracuję z zespołami technicznych ekspertów (inżynierowie lub różnego rodzaju programiści), którzy przygotowują ustne prezentacje w przetargach ogłaszanych przez rządowe instytucje. Wartość tych kontraktów sięga od kilkuset tysięcy do kilku milionów złotych – stawka jest wysoka.

W zależności od wartości i złożoności kontraktu, długości prezentacji i liczby slajdów przygotowanie wystąpienia zajmuje od tygodnia do miesiąca. Poznajemy i analizujemy pisemną wersję oferty, wybieramy najmocniejsze punkty, piszemy ustną część wystąpienia, tworzymy slajdy i inne pomoce wizualne.

Przygotowanie to kluczowy element pracy nad prezentacją. Jeśli wiesz co chcesz powiedzieć i dlaczego chcesz to zrobić, najtrudniejszą część zdania masz za sobą. Ale musisz jeszcze to przećwiczyć. Ćwiczenie gotowej prezentacji zajmuje od jednego do trzech dni.

Ćwiczenie prezentacji zaczynamy od "spaceru wzdłuż ściany". Oto jak to robimy:

1. Drukuję wszystkie slajdy – jeden slajd na kartce.

2. Przyklejamy slajdy taśmą na ścianie w takiej kolejności jak będą pokazywane w prezentacji. Można je także ułożyć w kolumnach – pięć od góry do dołu i potem kolejną kolumnę.

3. Członkowie zespołu ustawiają się przed pierwszymi slajdami. (Umówmy się, że mamy sto slajdów w pięciu działach.)

4. Proszę lidera zespołu o jak najkrótsze odpowiedzi na trzy pytania:

a. Czego oczekujemy od komisji przetargowej po zakończeniu prezentacji? (Zwykle słyszę: "Żeby wybrali naszą ofertę".)

b. Co członkowie komisji przetargowej muszą wiedzieć i jak się czuć, żeby podjąć taką decyzję?

c. Jak ta prezentacja – jako całość – pozwoli osiągnąć zaplanowany cel? (Ponieważ wszyscy pracowaliśmy nad prezentacją, nikt nie powinien mieć kłopotu z odpowiedzią.)

5. Przechodzimy od jednego działu do następnego – w tym przypadku mamy pięć działów – aż do końca prezentacji. Każda osoba, która będzie prowadzić swoją część prezentacji odpowiada krótko na trzy pytania:

a. Jakie jest główne przesłanie tej części i jaki ma cel?

b. Jak przybliża nas to do osiągnięcia głównego celu?

c. Co członkowie komisji przetargowej powinni wiedzieć i jak się czuć po zakończeniu tej części wystąpienia?

6. Kiedy cały zespół zapamięta cel i przebieg prezentacji na ogólnym poziomie, wracamy do pierwszego slajdu. Osoby odpowiedzialne za slajdy w swoim dziale odpowiadają po kolei na trzy pytania:

a. Jakie jest kluczowe przesłanie tego slajdu?

b. Jaki opisuje problem?

c. Jak to nas prowadzi do następnego slajdu?

To ostatnie pytanie jest kluczowe.

Nie można automatycznie przechodzić do kolejnego slajdu – przejścia muszą być płynne, naturalne i logiczne. Tylko wtedy prezentacja jest nie tylko ciekawa, ale także przekonująca.

Przejście pięciu prelegentów wzdłuż ściany z setką slajdów zajmuje od dwóch do czterech godzin. Warto jednak wykonać takie praktyczne ćwiczenie – to znakomita inwestycja.

Postępujesz podobnie przygotowując zespołową prezentację? Co proponujesz poprawić? Napisz o tym w komentarzu.