poniedziałek, 17 marca 2014

Czas kontra informacje w prezentacjach

Pracuję z klientem, który przygotowuje się do 12-minutowej biznesowej prezentacji na skomplikowany temat z dużą ilością danych statystycznych. Ma kilka ciekawych opowieści i przykładów, ćwiczenia, które zwiększą interakcje z publicznością i oryginalne pomysły na slajdy.

Jaki mamy problem? Na dziś wystąpienie zajęłoby co najmniej pół godziny!

Gdyby klient miał godzinę, mógłby bardziej zagłębić się w statystyki, podzielić publiczność na kilka grup dyskusyjnych i poświęcić więcej czasu na analizę danych.

Ale nie ma godziny. Dostał na wystąpienie 12 minut, które – jak mówi – chce przedłużyć do kwadransa.

Krótkie techniczne prezentacje często polegają na bombardowaniu publiczności nadmierną ilością informacji. Prelegent nie potrafi przekazać najważniejszych danych w wyznaczonym czasie, więc mówi dużo i szybko – chaotycznie i bez celu.

Bywa, że prelegent w ogóle nie przygotowuje się do wystąpienia myśląc, że krótkie prezentacje są dużo łatwiejsze od długich.

Oto jak wygląda nasza metoda przygotowania takiego wystąpienia.

1. Wybieramy cel. Co publiczność ma wiedzieć i zrobić na koniec prezentacji?

2. Wybieramy najważniejsze informacje/główne punkty, które najbardziej zainteresują publiczność (później być może Twoich nowych klientów).

3. Tworzymy mocne wprowadzenie (w tym przypadku zabawne i zachęcające do interakcji), które szybko wprowadzi publiczność w temat. O 8:00 rano trudno o entuzjastyczny wybuch śmiechu, ale szczery uśmiech obudzi ludzi i zachęci do słuchania.

4. Powtarzamy na koniec główne przesłanie i dodajemy skuteczne wezwanie do działania.

5. Po wyborze najważniejszych elementów wystąpienia wyznaczamy limity czasu na każdą część. Minuta na wprowadzenie. Pół minuty na konkluzję. Pozostałe 10,5 minuty dzielimy na 6 lub 7 części. Nie za dużo?

6. Po zmierzeniu czasu każdej części wystąpienia albo coś skracamy albo rezygnujemy z całego segmentu.

7. Trenujemy ze stoperem. Ćwiczenie całego wystąpienia daje lepszy obraz tego ile trwają poszczególne segmenty i cała prezentacja.

8. Skracamy wystąpienie do 10-12 minut. Przed prawdziwą publicznością prezentacja potrwa trochę dłużej, więc potrzebny jest drobny zapas czasu.

Konkluzja

Proces przygotowania dłuższego wystąpienia wygląda inaczej. W krótkiej prezentacji najcenniejszy jest czas. Ile informacji publiczność jest w stanie zapamiętać? Z których danych można zrezygnować?

Natłok informacji szybko zniechęci do słuchania – nawet w krótkim wystąpieniu. Lepiej skupić się na trzech najważniejszych punktach i ćwiczyć, ćwiczyć i ćwiczyć!

Brak komentarzy:

Publikowanie komentarza

Kontakt

Nazwa

Adres e-mail *

Wiadomość *